Dauern Ihre Sitzungen manchmal länger als Sie geplant haben? Wenn Sie genau wissen, wovon ich schreibe, könnten Sie nach dem Lesen dieses Beitrag vielleicht Lust bekommen, Ihre Tagesordnungspunkte einmal anders anzugehen.
Es ist manchmal zum Piepen, wie Berliner vielleicht sagen würden.
Kürzlich nahm ich als „professionelle Lauscherin“ an einer GKR-Sitzung teil, um hinterher Rückmeldung darüber zu geben, wo vielleicht Zeit eingespart werden könnte. Kaum waren Andacht und Gebet verklungen und der erste Tagesordnungspunkt (TOP) aufgerufen, fühlte ich mich in meine Zeit als GKR-Vorsitzende zurückversetzt. Bevor es zu der eigentlichen Frage kam, die an diesem Abend besprochen werden sollte, fand ein ausführlicher allgemeiner Gedankenaustausch zu dem ganzen Thema statt.
Bei meinen eigenen Sitzungsvorbereitungen wusste ich teilweise schon vorher, welches Thema für welches GKR-Mitglied längere Reden auslösen würde. Ich nahm mir jedes Mal vor, dies nicht zuzulassen. Mir gelang es jedoch nur äußerst selten, jemandem das Reden zu verkürzen. Ich ahnte, dass es für manche wichtig war, zu erzählen, wie es früher war, wieviel Arbeit etwas machte, welche Bemühungen es schon gab oder welche Befürchtungen jemand in sich trägt.
Inzwischen würde es mir gelingen.
Ich schließe damit direkt an Teil 1 meiner kleinen Blogreihe „So verbessern Sie die Denkqualität in Routinesitzungen“ an. Dort schlug ich vor, drei kleine Veränderungen in GKR-Sitzungen auszuprobieren, weil dies schon zu einer spürbaren Verbesserung von Sitzungsergebnissen führen kann und sie außerdem die Beziehungen der Teilnehmenden untereinander verbessern.
Heute geht es also um die zweite kleine Veränderung:
Tagesordnungspunkte als Fragen formulieren
Gibt es zum Beginn einer Sitzung eine Runde mit einer oder mehrerer Eröffnungsfragen, kann jede und jeder am Anfang etwas von sich sagen. So kommen alle gedanklich an und fühlen sich wahrgenommen. Das fördert nicht nur die Beziehungen unter den Teilnehmenden, es kann auch die Themen der Sitzung von Redeschleifen entlasten.
Punktgenau an den Fragen zu diskutieren, um die es wirklich gehen soll, ermöglicht gute Ergebnisse und ein pünktliches Ende der Sitzung. Das muss vorbereitet werden, wie jede Sitzung auch. Dabei kann ein ganz einfaches Schema zu jedem TOP angewandt werden:
Was ist das Thema?
| Thema | Beispiel: Soll der marode Glockenturm oder das altmodische Kita-Gebäude als nächstes saniert werden? |
| Wieviel Sitzungszeit steht zur Verfügung? | 30 Minuten |
| Welche Fragen verbergen sich hinter dem Thema? | Was wird aus unserem Kirchgebäude mittel- und langfristig? Welchen Stellenwert hat die Kita (wirklich) in unserer Gemeinde? Welche Bedürfnisse einzelner Personen spielen bei dieser Entscheidung eine Rolle? |
| Worüber genau sollte gemeinsam nachgedacht werden? | Als erster Schritt: Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für beide Projekte? |
| Welche Art von Ergebnis soll dabei herauskommen? | Sammlung von Geldquellen, auch über kirchliche Einrichtungen hinaus |
| Soll eine Entscheidung getroffen werden? | Noch nicht. |
| Sollen Maßnahmen benannt werden? | Evtl. „Fühler ausstrecken“ nach Unterstützern Evtl. in die Gemeinde „hineinhören“ |
| Sollen Perspektiven abgeglichen werden? | Gute Idee für später. Welche gibt es alles? |
| Soll ein Meinungsbild abgefragt werden? | Nein, noch zu früh. |
| Oder soll etwas ganz anderes am Ende herauskommen? | Noch unklar. |
| Der TOP kann dann anmoderiert und als Frage formuliert werden. | „Wir wissen, dass wir demnächst darüber entscheiden müssen, ob wir den maroden Glockenturm oder unser in die Jahre gekommenes Kita-Gebäude sanieren wollen. Beides gleichzeitig wird auf längere Sicht nicht gehen. Zu allererst sollten wir in Erfahrung bringen, von wo welche Gelder „locker gemacht“ werden können. Vielleicht ist unsere Entscheidung dann ganz einfach. Heute sammeln wir:“ Welche Einrichtungen, Fördertöpfe, etc. können angezapft werden?Wer aus der Gemeinde, aus dem Ort oder der Kita kennt sich da aus und könnte um Unterstützung gefragt werden? |
Wenn dann nach solch punktgenauem Arbeiten noch erforderliche Maßnahmen und nächste Schritte kurz gesammelt werden, kann der TOP mit gutem Gefühl abgeschlossen werden. So bleibt dann am Ende der Sitzung noch ein Viertelstündchen für die Wertschätzung der gemeinsamen Arbeit, die ich in Teil 3 beschreibe.
Es könnte sein, dass nach Sitzungsende noch ein Gespräch am Rande möglich ist, im Warmen, nicht draußen vor dem Haus in der Kälte …
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Weitere Möglichkeiten, die Denkqualität in Ihren Sitzungen zu erhöhen beschreibe ich hier:
Teil 1: Beziehungen fördern durch positive Eröffnungsrunden
Teil 3: Am Ende noch eine Wertschätzung